Peningaþvættisstefna

til að koma í veg fyrir og draga úr áhættu á peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka

1. Inngangur

Arcarius ehf., kt. 620424-0210, ásamt dótturfélaginu Gullmarkaðurinn – vefverslun ehf., (eftirleiðis saman „Gullmarkaðurinn" eða „Félagið") er íslenskt þjónustufyrirtæki sem starfar á sviði viðskipta með eðalmálma, einkum gull, og sinnir milligöngu- og þjónustuhlutverki í tengslum við kaup og sölu á slíkum vörum fyrir hönd viðskiptavina.

Peningaþvætti og hryðjuverk eru ógnir í starfsumhverfi Félagsins. Félagið er meðvitað um hættuna á slíkum brotum og því er kappsmál að standa vörð um áreiðanleika og trúverðugleika sinn og stéttarinnar.

Félagið hefur einsett sér að grípa til viðeigandi ráða til að koma í veg fyrir að félagið eða þjónusta þess verði notuð í því skyni að þvætta fé eða fjármagna hryðjuverk. Leggur félagið í þessu skyni áherslu á fylgni við viðeigandi lög, reglur og bestu framkvæmd sem um starfsemi félagsins gildir á hverjum tíma.

1.2. Lagalegur bakgrunnur

Stefna þessi er sett á grundvelli laga um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka nr. 140/2018 („pþl") og viðeigandi reglugerðum. Samkvæmt pþl. telst félagið vera lögbundinn tilkynningarskyldur aðili og skal því setja sér stefnu og ferla um málefni sem heyra undir lögin, vinnslu og meðferð persónuupplýsinga o.fl.

Félagið telst aðeins vera tilkynningarskyldur aðili í þeim tilvikum þar sem viðskipti fara fram í einni greiðslu eða fleiri sem virðast tengjast hver annarri, að fjárhæð 10.000 evrur eða meira, sbr. q-lið 1. mgr. 2. gr. laganna.

1.3. Markmið

Stefnu þessari er ætlað að tryggja að umgjörð um málaflokkinn sé í samræmi við viðeigandi lög, reglur, tilmæli og leiðbeiningar sem gilda á hverjum tíma, ábyrgð og að verkaskipting innan félagsins sé skýr og fullnægjandi eftirlit sé viðhaft.

1.4. Endurskoðun stefnu

Stefna þessi er samþykkt af stjórn félagsins. Stefnan skal endurskoðuð á a.m.k. tveggja ára fresti og uppfærð þegar við á. Ábyrgðarmaður peningaþvættis, sem útnefndur er í áhættumati félagsins, ber ábyrgð á að tryggja að endurskoðun eigi sér stað.

2. Hlutverk og ábyrgð

2.1. Stjórn

Stjórn ber að tryggja að viðeigandi og fullnægjandi innri reglur, ferlar, kerfi og verklag séu til staðar til að lágmarka áhættu vegna peningaþvættis og fjármögnunar hryðjuverka í starfsemi félagsins. Stjórn ber ábyrgð á að til staðar sé virkt kerfi innra eftirlits sem samræmist ákvæðum laga um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka og reglum settum með stoð í þeim.

2.3. Ábyrgðarmaður

Ábyrgðarmaður peningaþvættis skal tryggja að starfsmenn félagsins þekki stefnu þessa og skyldur sínar samkvæmt henni og starfi í samræmi við hana. Ábyrgðarmaður peningaþvættis ber ábyrgð á að starfsmenn félagsins starfi í samræmi við pþl. sem og viðeigandi ytri og innri reglur, ferla, kerfi og verklag sem félagið hefur sett sér, og ber ábyrgð á því að starfsfólk hljóti fræðslu um málaflokkinn.

Ábyrgðarmaður peningaþvættis skal tryggja að settar séu verklagsreglur og gátlistar til að uppfylla þær lagaskyldur sem fylgja málaflokknum, t.d. um tilkynningarskyldu um grunsamleg viðskipti og verkferla og stýringar.

Ábyrgðarmaður peningaþvættis stýrir, vaktar og metur hlítni við stefnu þessa og pþl. Ábyrgðarmaður peningaþvættis hefur eftirlit með því að viðeigandi ferlar og kerfi séu til staðar til að tryggja hlítni við stefnu þessa og ber hann einnig ábyrgð á eftirliti með framfylgd stefnunnar.

Ábyrgðarmaður peningaþvættis framkvæmir einnig skriflegt áhættumat sem tekur mið af þeim áhættuþáttum sem tengjast viðskiptavinum, viðskiptalöndum, svæðum, vörum, þjónustu, viðskiptum, tækni og dreifileiðum. Ábyrgðarmaður peningaþvættis ber ábyrgð á eftirliti með því að allir starfsmenn hljóti viðeigandi fræðslu um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka í starfsemi félagsins og gerð þjálfunar- og fræðsluáætlunar fyrir starfsmenn.

Ábyrgðarmaður peningaþvættis hjá félaginu er Halldór Björn Baldursson.

2.6. Allir starfsmenn

Allir starfsmenn skulu þekkja og starfa í samræmi við stefnu þessa. Starfsmenn skulu rýna og vera meðvitaðir um hvar hættur á peningaþvætti eða fjármögnun hryðjuverka felast í störfum þeirra og beita áhættumiðaðri nálgun við framkvæmd starfa sinna sem þeir telja best til þess fallna að draga úr áhættunni og fylgja því verklagi sem innleitt hefur verið í starfsemina.

Starfsmenn skulu ávallt hafa það að markmiði að:

1. takmarka áhættu vegna peningaþvættis eða fjármögnun hryðjuverka í starfsemi félagsins og vera meðvitaðir um ábyrgð sína m.t.t. þessa;
2. peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka sé ávallt þáttur við mat og val á því hvaða starfsemi sé starfrækt innan félagsins og með hvaða hætti;
3. málefni viðskiptavina séu meðhöndluð með lögmætum og sanngjörnum hætti;
4. orðspor og ímynd félagsins skaðist ekki;
5. takmarka það fjárhagslega tjón sem félagið getur orðið fyrir við brot á lögum og reglum; og
6. koma ábendingum á framfæri við ábyrgðarmann peningaþvættis telji þeir að brotið hafi verið gegn stefnu þessari.

3. Meginreglur

3.1. Viðskiptavinir

Starfsfólk skal þekkja deili á þeim viðskiptavinum sem þeir veita þjónustu og gæta þess að félagið búi yfir fullnægjandi upplýsingum um viðskiptavini og hugsanlega hagaðila. Þegar viðskiptavinur er lögaðili skal starfsmaður kynna sértilgang lögaðilans og hvaða einstaklingar eru raunverulegir eigendur hans. Starfsfólk skal einnig greina og skilja tilgang og eðli viðskiptasambandsins.

Þegar starfsmaður yfirfer skjöl og upplýsingar sem aflað er við framkvæmd áreiðanleikakönnunar, skal hann leggja sjálfstætt mat á áreiðanleika þeirra út frá eigin dómgreind. Í því felst meðal annars að vera á varðbergi gegn fölsuðum skjölum og kanna hvort skjöl séu útfyllt með fullnægjandi og réttum hætti. Þess skal einnig gætt að þeir sem koma fram fyrir hönd viðskiptavinar hafi fullnægjandi heimild til þess.

3.2. Viðvarandi eftirlit

Sérhver starfsmaður skal vera á varðbergi fyrir því hvort viðskipti séu í samræmi við fyrirliggjandi upplýsingar um viðkomandi viðskiptavin, m.a. hvað varðar umfang, eðli og tilgang viðskiptasambandsins og uppruna fjármuna.

Starfsfólk skal leggja sig fram við að viðhalda upplýsingum um viðskiptavini, að því gefnu að um sé að ræða viðvarandi viðskiptasamband. Upplýsingar skulu endurnýjaðar reglulega og starfsmenn skulu uppfæra upplýsingar ef þeir verða varir við að fyrirliggjandi upplýsingar séu rangar eða ófullnægjandi. Þá skal starfsmaður yfirfara fyrirliggjandi upplýsingar þegar tækifæri gefst, svo sem þegar breytingar verða á viðskiptasambandi. Verklag félagsins í þessum efnum, að því gefnu að aðstæður veiti ekki tilefni til uppfærslu upplýsinga, er nánar lýst í verkferlum félagsins.

Starfsfólk skal ávallt þekkja og skilja eðli og tilgang þeirra viðskipta sem þau hafa umsjón með og vera vakandi fyrir breytingum í viðskiptamynstri og eðli viðskiptasambanda.

3.3. Varúð

Starfsfólk skal ætíð vera á varðbergi gegn óeðlilegum eða grunsamlegum viðskiptum eða hátterni viðskiptavina og tilkynna ábyrgðarmanni peningaþvættis ef upp kemur grunur um að viðskipti kunni að tengjast refsiverðu lögbroti, án þess að upplýsa viðskiptavin eða óviðkomandi um slíkar tilkynningar.

4. Áreiðanleikakannanir

Félagið framkvæmir áreiðanleikakannanir í þeim tilvikum er það telst tilkynningarskyldur aðili samkvæmt pþl. Í þeim tilvikum skal ekki stofnað til viðskiptasambands við aðila nema framkvæmd hafi verið fullnægjandi áreiðanleikakönnun í samræmi við verklagsreglur félagsins um áreiðanleikakannanir (KYC).

Tilgangur áreiðanleikakannana er margþættur. Megintilgangurinn er að afla nauðsynlegra upplýsinga til að meta hvort heimilt sé að stofna til viðskiptasambands við viðkomandi aðila, með hliðsjón af hættu á peningaþvætti eða fjármögnun hryðjuverka og alþjóðlegum viðskiptaþvingunum. Þá felur ferlið í sér öflun tiltekinna grunnupplýsinga um viðskiptavin sem eru félaginu nauðsynlegar til að viðhalda eðlilegu viðskiptasambandi og sinna upplýsingaskyldu gagnvart stjórnvöldum. Loks er áreiðanleikakönnunum ætlað að tryggja að aðili sé sá sem hann segist vera og hafi heimild til að stofna til viðskipta.

5. Takmarkanir á viðskiptum

Félagið hefur takmarkað tiltekin viðskipti og þjónustu og útilokað tiltekna áhættusama viðskiptavini frá viðskiptum, á grundvelli pþl. Óheimilt er að stofna til eða halda áfram viðskiptum:

1. ef ekki reynist mögulegt að framkvæma áreiðanleikakönnun á viðskiptavini;
2. við aðila sem áreiðanleikakönnun leiðir í ljós að sæti alþjóðlegum þvingunaraðgerðum;
3. við aðila sem grunur leikur á að muni að misnota þjónustu félagsins til peningaþvættis eða fjármögnunar hryðjuverka, eða ef viðkomandi hafi villt á sér heimildir, afhent félaginu fölsuð skjöl, eða sýnt af sér ógnandi hegðun gagnvart starfsfólki;
4. við aðila sem hyggst koma fram í eigin nafni í þágu þriðja aðila án eðlilegra skýringa; og
5. við aðila þar sem af öðrum ástæðum er talin óásættanleg áhætta á peningaþvætti eða fjármögnun hryðjuverka m.t.t. áhættuþols félagsins.

Framangreindu til fyllingar vísast til áhættumats og verkferla félagsins.

6. Viðskipti sem krefjast sérstakrar varúðar

Starfsmenn skulu gæta sérstakrar varúðar vegna óvenjulegra viðskipta, s.s. þar sem eitthvað af eftirtöldu á við:

1. aðili er tregur til að veita upplýsingar, gefur ótrúverðugar upplýsingar, sýnir óvenju mikinn áhuga á framkvæmd áreiðanleikakannana eða reynir að hafa áhrif á framkvæmd þeirra;
2. aðili sækist eftir að eiga viðskipti án sýnilegs viðskiptalegs tilgangs eða ef hann hefur beinlínis óhagræði viðskiptunum;
3. viðskipti með háar fjárhæð þar sem viðskiptamaður hyggst greiða með reiðufé;
4. viðskipti sem ekki virðast hafa fjárhagslegan eða lögmætan tilgang;
5. viðskiptavinur eða viðskipti tengjast áhættusömum ríkjum eða ríkjasvæðum;
6. viðskipti eru óvenjuleg eða flókin með hliðsjón af starfsemi eða fyrirliggjandi upplýsingum um viðskiptavin, eða háttsemi viðskiptavinar eða viðskipti eru að öðru leyti óvenjuleg; og
7. viðskipti, starfsemi, eignarhald eða skipulag lögaðila eru óvenjulega flókin.

Við framangreindar aðstæður skal starfsmaður meta í samráði við ábyrgðarmann peningaþvættis hvort ástæða sé til að tilkynna grunsamleg viðskipti.

Starfsmönnum er óheimilt að taka þátt í eða stuðla að viðskiptum sem ætlað er að dylja raunverulegt eignarhald.

Óheimilt er að móttaka greiðslur, sem grunur er um að fælu í sér brot á íslenskum lögum, óháð því hvort þær stafa frá starfsemi sem er lögmæt í því ríki þar sem hún er stunduð.

Gæta skal sérstakrar varfærni þegar stofnað er til viðskipta eða viðskiptasambandi haldið áfram við aðila sem eru staðsettir, með ríkisfang, búsetu eða starfstöð í áhættusömu eða ósamvinnuþýði ríki. Einnig skal gæta sérstakrar varfærni vegna viðskiptasambands við aðila með flókið og/eða óljóst eignarhald og/eða erlent eignarhald. Verklag við slíkar aðstæður er nánar útlistað í áhættumati og verkferlum félagsins um varnir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka.

Tilteknar tegundir atvinnustarfsemi og tilteknir aðilar bera með sér aukna áhættu samkvæmt áhættumati félagsins, og ber að beita sérstakrar varkárni í slíkum viðskiptum. Vísast um slíkt nánar til áhættumats og verklagsreglna félagsins.

7. Tilkynningarskylda, stöðvun viðskipta og þagnarskylda

Starfsmönnum er skylt að tilkynna ábyrgðarmanni peningaþvættis um grunsamlegt athæfi eða viðskipti er grunur leikur á um að hafi tengsl við ólögmæta háttsemi. Tilkynning skal innihalda greinargóða lýsingu á því athæfi sem þykir grunsamlegt. Ekki er gerð krafa um vitneskju eða rökstuddan grun, né þarf starfsmaður að mynda sér skoðun á því hvers konar refsivert lögbrot kunni að liggja að baki.

Ábyrgðarmanni peningaþvættis skal tilkynnt um tilvik þar sem ekki reynist unnt að sannreyna áreiðanleika fyrirliggjandi upplýsinga eða viðskiptum er hafnað af öðrum ástæðum. Ábyrgðarmaður peningaþvættis metur hvort slíkt skuli tilkynnt skrifstofu fjármálagreininga lögreglu.

Forðast skal, að því marki sem unnt er, að framkvæma viðskipti ef fyrir hendi er vitneskja eða grunur um að þau tengist ólögmætri háttsemi. Ef viðskipti hafa ekki verið framkvæmd skal geta þess sérstaklega í tilkynningu til ábyrgðarmanns peningaþvættis og skulu viðskipti ekki framkvæmd nema að höfðu samráði við ábyrgðarmann.

Starfsmönnum er óheimilt að upplýsa viðkomandi viðskiptamann eða aðra utanaðkomandi aðila um að tilkynnt hafi verið um grunsemdir eða að slík tilkynning kunni að vera send.

8. Frysting fjármuna

Skylt er að frysta fjármuni og efnahagslegan auð á grundvelli laga nr. 68/2023 um framkvæmd alþjóðlegra þvingunaraðgerða og frystingu fjármuna, til að koma í veg fyrir hvers konar fjármagnsflutning, svo sem afhendingu fjármuna, úttektir, millifærslu, eignaskráningu sem og önnur viðskipti og hindra þannig að aðilar á listum yfir þvingunaraðgerðir fái greiðslur í hendur eða geti nýtt fjármuni með öðrum hætti.

Tilkynna skal frystingu fjármuna án tafar til Skattsins, ráðherra og skrifstofu fjármálagreininga lögreglu, sbr. 10. gr. laga nr. 38/2023.

9. Innviðir félagsins

9.1. Áhættumat

Ábyrgðarmaður peningaþvættis skal sjá til þess að gert sé áhættumat á rekstri félagsins og viðskiptum út frá hættunni á að vörur og þjónustur félagsins séu misnotaðar til peningaþvættis eða fjármögnunar hryðjuverka. Matið skal innihalda skriflega greiningu og mat á áhættu og skal m.a. taka mið af áhættuþáttum sem tengjast viðskiptamönnum, viðskiptalöndum eða svæðum, vörum, þjónustu, viðskiptum, tækni og dreifileiðum.

Við gerð áhættumats skal hafa til hliðsjónar áhættumat sem ríkislögreglustjóri semur og gefur út á grundvelli 4. gr. pþl. Áhættumat félagsins skal uppfært á tveggja ára fresti eða oftar ef tilefni er til. Ávallt skal framkvæma áhættumat áður en nýjar vörur eða þjónusta er sett á markað og þegar teknar eru í notkun nýjar dreifileiðir og ný tækni.

9.2. Verkferlar og stýringar

Ásamt framangreindu, ber ábyrgðarmanni peningaþvættis að innleiða verkferla og stýringar til að draga úr hættu á peningaþvætti og/eða fjármögnun hryðjuverka sem starfsmenn nýta í daglegum störfum.

9.3. Verklag

Ábyrgðarmaður peningaþvættis skal tryggja að reglur þessar séu innleiddar, með viðeigandi verkferlum, vinnulýsingum og eftirlitsaðgerðum, eftir því sem við á.

9.4. Ráðning starfsmanna

Við ráðningu starfsfólks skal kanna náms- og starfsferil umsækjanda, sakaferil og aðra þætti sem koma til álita við mat á því hvort viðkomandi sé í aðstöðu sem eykur hættu á því að viðkomandi tengist ólögmætri háttsemi.

10. Fræðsla

Ábyrgðarmaður peningaþvættis skal tryggja að starfsmenn fái viðeigandi fræðslu um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka og reglur þessar við upphaf starfs og með reglubundnum hætti á starfstímanum, í samræmi við kröfur 33. gr. pþl., þ.m.t. eftirfarandi:

1. nýir starfsmenn skulu hljóta sérstaka þjálfun í aðgerðum gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka og kynna sér stefnu þessa, áhættumat og verkferla félagsins, sem hluta af nýliðafræðslu;
2. allir starfsmenn skulu hljóta fræðslu um málaflokkinn reglulega á starfstímanum, til að tryggja að þeir þekki skyldur tilkynningarskyldra aðila skv. pþl.; og
3. starfsmenn skulu fá viðeigandi fræðslu er breytingar á viðkomandi reglum eða verklagi eiga sér stað.

Með fræðslu skal tryggt að starfsmenn þekki skyldur sínar og félagsins vegna aðgerða gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka og afleiðingar þess ef þær eru ekki virtar. Þá skal fræða starfsfólk um helstu aðferðir við peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka, hvar helstu hætturnar liggja, helstu vísbendingar sem geta vakið upp grunsemdir og hvernig skuli bregðast við slíku, auk þess að fræða um helstu þróun innan málaflokksins.

11. Varðveisla og vinnsla gagna

Varðveisla og vinnsla persónuupplýsinga vegna aðgerða gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka skal samræmast lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, sbr. 28. og 29. gr. laga nr. 140/2018.

Gögn varðandi viðskiptamenn og viðskipti skulu varðveitt með skipulegum og öruggum hætti, þannig að fullnægjandi yfirsýn sé tryggð og unnt að bregðast skjótt við fyrirspurnum frá yfirvöldum. Gæta skal þess að varðveitt gögn séu nægjanleg til að yfirvöldum sé unnt að gera sér grein fyrir því hvernig staðið var að áreiðanleikakönnun viðskiptamanns og hvernig einstök viðskipti voru framkvæmd.

Gögn og upplýsingar sem aflað er um viðskiptavini í tengslum við peningaþvættisvarnir skulu geymd í að minnsta kosti fimm ár frá því viðskiptasambandi lýkur eða einstök viðskipti hafa átt sér stað.

Tilkynningar til lögreglu og upplýsingabeiðnir frá lögreglu í tengslum við rannsóknir á grun um peningaþvætti eða fjármögnun hryðjuverka, og önnur samskipti við yfirvöld í tengslum við aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka, skulu varðveitt í að minnsta kosti fimm ár.

12. Viðurlög

Brot á reglum þessum getur varðað áminningu eða brottrekstri starfsmanns, auk opinberra viðurlaga.

Þannig samþykkt af stjórn félagsins _____________________ 2026.